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如何解决您讨厌与AI会议的所有问题

人工智能 2019-09-29 08:56:45

这些年来,会议的说唱很不好,人们错误地认为每次会议都会浪费生产力。实际上,好的会议可以极大地促进工作,特别是如果它们可以帮助您解决问题并提出新的想法,则尤其如此。

为了使会议有用,重要的是找到克服传统上破坏会议的方法的方法。

这里有五个常见的会议烦恼,以及一些有助于解决这些烦恼的技巧。

在会议中捕获信息一直很复杂,尤其是一旦活动挂图和白板参与进来。一些企业仍然依靠这种数据收集方法,发现他们疯狂的涂鸦有助于将其想法付诸实践。

但是,在会议结束时,通常会要求某人负责收集所有这些信息,这通常意味着试图破译笔迹并将不完整的想法转变为连贯的想法。

Microsoft Pix以及诸如智能标记器之类的工具和诸如Kaptivo之类的电子白板,提供了一种捕获这些涂鸦的方式,可以改善信息以创建有用的内容,以便以后使用。所有这些都是通过AI的新进展来完成的。

重要的是找到一种方法来确保收集会议期间收集的任何数据并与可以使用这些数据获得业务成果的人员共享。

当您与一群人交谈时,有人在做笔记吗?如果不是,您如何确定每个人离开会议室后都会记住所讨论的信息?

记笔记对于与领导人会面是一个持续的问题,尤其是随着技术逐渐使办公室无纸化。重要的是,会议组织者必须充分采用技术,从而使与会人员尽可能轻松地将笔记本电脑或平板电脑带入会议以做笔记。

GoWall之类的应用程序使会议超越了会说话的头脑,为与会者提供了他们不仅需要做笔记,而且还可以与观众中的其他人共享的 工具。正如其他人所说的那样,员工可以将自己的笔记添加到小组墙上,激发其他人的参与以这些想法为基础。

与AI进行的虚拟会议使远程团队成员能够参加会议,无论他们是在路上还是总是在家工作。不幸的是,那些相同的远程出席者可能不像房间里的参与者那样忙碌,因为这样做意味着找到一种进入的方式。

Zoom提供了“举手”功能 ,可让您的远程工作者发信号说他们有话要说。始终密切注意避免丢失这些警报。您还应该在每次会议中共同努力,使远程工作者有平等的机会参加会议。除了要求每个人进行简短的更新外,还每个月将一些远程工作者列入议程,以确保他们感到自己被包括在内。

每个人都处于“会议猪”接管对话的情况,要么延长会议时间,要么缩短他人可能已经使用的时间。由会议组织者决定,使每个人都按时进行,如果有人开始占主导地位,则可以迅速引导对话。

SmartSheet的 免费会议议程模板可为您提供创建专业质量议程所需的开始。您会发现有一个适当的议程,您的会议缩短了,但仍在主题上,与会人员也参与其中,因为他们知道会发生什么。

会议中的每个人都从头到尾都在注意吗?衡量这一点的唯一方法是环顾房间,看看是否有人退房,但即使如此,您可能也不知道。对于远程工作人员而言,这变得更加复杂,因为他们可能正在上网或看电视,而您永远不会知道。如果不是一直都在视频上捕获它们,它们甚至可能会以不同的间隔起身行走。

确保人们保持参与的一种广受欢迎的技巧是随机呼吁人们就当前话题发表讲话。尽力将远程参与者包括在内。如果您要举办网络研讨会之类的虚拟活动,则虚拟场地等协调员会专门 帮助主持人保持与会者的兴趣。

尽管许多人对与AI会面有先入为主的观念,但不一定要现实。使用正确的工具和技术,您可以更改员工对会议的感觉,无论他们是在办公室还是在家工作。确保测量结果以确定工具是否正常运行,包括拉出报告以及注意会议中讨论的项目是否在事后进行了跟进。

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